dos clientes formulan la misma pregunta de forma ligeramente diferente qué hace el sistema entonces

Dos formulaciones, una respuesta del expediente de la cadena

El sistema reconoce la pregunta por su significado, no por el texto exacto, y vincula ambas formulaciones a la misma respuesta en el expediente de la cadena. Si el cliente A pregunta "¿Dispone de un certificado ISO 27001 para la seguridad de la información?" y el cliente B pregunta "¿Está su organización certificada según el Anexo A de ISO/IEC 27001?", para el sistema se trata de la misma pregunta subyacente: si la empresa ha implementado y certificado las medidas de control del Anexo A. Ambos portales reciben la misma respuesta del mismo expediente, solo en el formato que requiere la lista de verificación de ese cliente.

Esto ahorra especialmente en preguntas que son fundamentalmente iguales pero se formulan con palabras ligeramente diferentes: un cliente pregunta por "empleados en ETC", otro por "número de trabajadores en nómina". Siempre que el expediente contenga una única cifra — véase también cuántos empleados tiene la empresa — el sistema introduce esa cifra en ambas listas, independientemente de la formulación. Si el sistema no reconoce una pregunta con certeza, no se rellena nada automáticamente: el empresario ve la pregunta abierta y la rellena él mismo. Nunca se sugiere una respuesta sin que haya una fuente para ella en el expediente.

Por qué funciona así: un expediente, múltiples formatos

Esto se deriva de la estructura del expediente de la cadena en sí: el expediente contiene hechos y documentos de política, no la formulación de un cliente específico. Una pregunta sobre seguridad de la información puede, por ejemplo, referirse a las diez medidas del artículo 21, apartado 2, de la Directiva NIS2, o a las medidas de control del Anexo A de ISO/IEC 27001. Ambas normativas describen medidas similares, pero con una estructura diferente y una terminología distinta. El sistema establece el vínculo entre la formulación de la pregunta y el hecho subyacente en el expediente — por ejemplo, si existe un plan para continuar las operaciones comerciales en caso de perturbación grave — y mantiene la fuente sin cambios, independientemente del portal que formule la pregunta. El empresario confirma cada respuesta con sí o no antes de presentarla al cliente.