waarom moet ik steeds dezelfde vragen invullen voor verschillende klanten

Zelfde velden, andere jas

Dat komt omdat het merendeel van de vragen niet bij die klant vandaan komt, maar bij een gemeenschappelijke bron: een wet, een norm of een standaardformulier dat elke afnemer min of meer overneemt. Vraag naar het aantal medewerkers, de omzet, de vestigingslanden of een ISO-certificaat komt terug omdat die gegevens elders al verplicht of gestandaardiseerd zijn vastgelegd — niet omdat elke klant apart heeft besloten dat hij dat wil weten. Een basismodule als de VSME van EFRAG is zelfs precies daarvoor gemaakt: één vaste set velden die meerdere afnemers kunnen overnemen, zodat een mkb-leverancier niet voor elke klant een nieuwe vragenlijst hoeft te verzinnen.

Het verschil tussen portalen zit vaak in de verpakking, niet in de inhoud. De ene klant vraagt "wat is uw hoofdvestiging", de andere "waar zit uw registered office" — twee bewoordingen voor het vestigingsadres van de onderneming. Zo ook met continuïteit: de ene lijst noemt het "business continuity plan", de andere "noodplan bij uitval", maar het gaat om een plan om de bedrijfsvoering voort te zetten bij een ernstige verstoring. Wie de onderliggende vraag herkent, hoeft niet steeds opnieuw te bedenken wat er precies bedoeld wordt.

Drie bronnen die overal in doorwerken

Drie regelingen verklaren het grootste deel van de overlap. De Handelsregisterwet 2007 legt vast welke basisgegevens van elke onderneming zijn geregistreerd — naam, nummer, adres, sector — en die velden komen daarom in bijna elk portaal terug. Richtlijn (EU) 2022/2464, de CSRD, verplicht rapportage over duurzaamheid bij een steeds grotere groep bedrijven, en die verplichting werkt door naar hun toeleveranciers, die de VSME-basismodule van EFRAG krijgen voorgelegd als vereenvoudigd alternatief. En artikel 21 lid 2 van Richtlijn (EU) 2022/2555, de NIS2, noemt tien concrete beveiligingsmaatregelen die organisaties in aangewezen sectoren moeten treffen — dezelfde tien die in cyberveiligheidsvragenlijsten steeds terugkomen, vaak herkenbaar aan de indeling van ISO/IEC 27001 Annex A, die er in de praktijk aansluiting op geeft.